「xxxの場合はご返信下さい」メール

「xxxの場合はご返信下さい」というメールを受信すると複雑な気持ちになる。メールの送信者はメールが届いていない、あるいは読まれていない可能性を考えているのだろうか？つまり受信者が「xxxの場合」にもかかわらず何らかの理由でメールを読めなかった場合、送信者は返信が無いため「xxxの場合ではない」と考えて、仕事などを進めてしまうことがあるからだ。

研究室でありがちな具体的な例を挙げると、

「xx日の飲み会に参加できない方はご返信下さい」
「xx日の飲み会に参加できる方はご返信下さい」

という類いのメール。どちらもトラブルとなる可能性を大いに秘めている。

例えば前者の場合「返信がない = 参加の意思表示」と送信者は勝手に解釈してしまう。もしメールを読んでいない人がいる場合、当然返信は無いが、飲み会の情報すら知らないまま送信者に出席扱いされてしまうのだ。そして最悪の場合、出席人数以上に予約してしまい、キャンセルがきかず、結局お金を余分に払うはめになる。

このような場合、必ず出欠どちらかを聞かなければならない。相手からの意思表示を以てして始めて連絡が成り立ったと考えるべきである。

あるいは、念押しとして直接の会話や電話などでもう一度確認するべきである。しかし、これをするとメールで送信するメリットが激減である。

私の関与する学生には上記のようなことをアドバイスするが、驚くことに教員でもこのようなことをする人がいるのである。メーリングリストだったりすると、読まないことも多々あるので大変なことになる。というか、まさに懇親会で最悪のケースになった例がある。

どうかメールを送る際には、相手のことと様々なケースを想定して送ってもらいたいものだ。